Em 2018 o Ministério da Educação MEC publicou a Portaria MEC nº 1.095/2018 determinando os procedimentos para emissão e registro de diplomas a serem seguidos por todas as Instituições de Ensino Superior (IES) e a Portaria MEC nº 330/2018 determinando que as IES implementassem o Diploma Digital a partir de 01/01/2022. Desta forma, desde então são realizados os seguintes procedimentos:
1️⃣ A Diretoria Acadêmica marca a data da Cerimônia da Colação de Grau ("Formatura") para todos os estudantes que cumprirem as seguintes premissas:
✅ Estar Aprovado em todos os componentes da matriz curricular (Disciplinas, Extensão, Estágio Supervisionado, Atividades Complementares e TCC)
✅ Estar Regular com o ENADE (❖ não realização devido à não oferta ❖ não realização devido à dispensa justificada ❖ realização com entrega de controle de participação ou divulgação de regularidade)
2️⃣ Os Estudantes Aptos participam da Colação de Grau, recebem a outorga de grau e se tornam Formandos.
👉 O Evento é gratuito e ocorre na própria instituição, mas se os estudantes desejarem evento personalizado (local, decoração, fotos, festa, etc), devem constituir uma Comissão de Formatura e contratar uma Agência de Eventos a suas próprias custas.
👉 Caso o Estudante não possa participar do evento na data marcada por qualquer motivo, deverá fazer requerimento com justificativa à Secretaria Acadêmica solicitando Colação de Grau especial em outra data.
3️⃣ Os Formandos assinam a Ata de Participação no prazo definido pela instituição.
4️⃣ A Secretaria Acadêmica confere a documentação dos estudantes e expede os diplomas.
⚖ Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 18
⏰ Prazo: 60 dias
👉 Caso seja detectado algum problema com a documentação do Estudante, o mesmo será contactado para regularização.
👉 Todos os diplomas emitidos a partir de 01/01/2022 são em formato Digital, ainda que a conclusão do curso tenha ocorrido anteriormente à esta exigência.
👉 A 1ª via do Diploma de Conclusão de Curso e do Histórico Acadêmico é totalmente gratuita e a Instituição deve arcar com todos os custos do processo.
5️⃣ As Instituições Emissoras sem prerrogativa legal de registro (como as faculdades) enviam o diploma emitido para uma Universidade conveniada (Instituição Registradora) realizar o registro.
⚖ Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 19 § 1º
⏰ Prazo: 15 dias
6️⃣ A Instituição Registradora analisa toda a documentação, comparando o histórico com a matriz curricular e realiza o registro do diploma seguindo os trâmites legais.
⚖ Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 19
⏰ Prazo: 60 dias
👉 Caso seja detectado algum problema com a documentação, a IES Registradora notificará a IES Emissora para ajuste.
👉 Os prazos acima podem ser prorrogados por igual período 1 vez com justificativa plausível, conforme previsto pela Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 20.
7️⃣ A Instituição notifica os estudantes formandos por email e informa os dados de acesso:
8️⃣ A Instituição publica no Diário Oficial da União (D.O.U.) a relação de diplomas emitidos e registrados no período.
⚖ Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 21
⏰ Prazo: 30 dias
9️⃣ A Instituição publica em seu website a Listagem Completa de Diplomas Registrados.
⚖ Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 23
⏰ Prazo: 15 dias