Em 2018 o Ministério da Educação MEC publicou a Portaria MEC nº 1.095/2018 determinando os procedimentos para emissão e registro de diplomas a serem seguidos por todas as Instituições de Ensino Superior (IES) e a Portaria MEC nº 330/2018 determinando que as IES implementassem o Diploma Digital a partir de 01/01/2022. Desta forma, desde então são realizados os seguintes procedimentos:
1️⃣ A Diretoria Acadêmica marca a data da Cerimônia da Colação de Grau ("Formatura").
👉 Somente Estudantes sem pendência acadêmica em relação a sua matriz curricular (Disciplinas, Estágio Supervisionado, Atividades Complementares, TCC, Extensão e ENADE) podem participar do evento.
👉 O Evento é gratuito e ocorre na própria instituição, mas se os estudantes desejarem evento personalizado (local, decoração, fotos, festa, etc), devem constituir uma Comissão de Formatura e contratar uma Agência de Eventos a suas próprias custas.
👉 Caso o Estudante não possa participar do evento na data marcada por qualquer motivo, deverá enviar requerimento à Secretaria Acadêmica solicitando Colação de Grau especial em outra data e incluir as justificativas.
2️⃣ Os Estudantes aptos que participarem da Cerimônia da Colação de Grau e cumprirem todos os requisitos recebem outorga de grau e devem Assinar a Ata de Participação no prazo definido pela instituição.
3️⃣ A Secretaria Acadêmica confere a documentação dos estudantes e expede os diplomas (Prazo: 60 dias, Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 18).
👉 Caso seja detectado algum problema com a documentação do Estudante, o mesmo será contactado para regularização.
👉 A 1ª via do Diploma de Conclusão de Curso e do Histórico Acadêmico é totalmente gratuita e a Instituição deve arcar com todos os custos do processo.
👉 Se o Estudante precisar de uma 2ª via de um diploma emitido até 2021 (impresso) ou correção de um diploma digital emitido após 2022 (por exemplo, alteração de nome), deverá fazer requerimento à Secretaria Acadêmica e pagar a taxa estipulada.
4️⃣ As Instituições Emissoras sem prerrogativa legal de registro (como as faculdades) enviam o diploma emitido para uma Universidade conveniada (Instituição Registradora) realizar o registro (Prazo: 15 dias, Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 19 § 1º).
5️⃣ A Instituição Registradora analisa toda a documentação, comparando o histórico com a matriz curricular e realiza o registro do diploma seguindo os trâmites legais (Prazo: 60 dias, Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 19).
👉 Caso seja detectado algum problema com a documentação, a IES Registradora notificará a IES Emissora para ajuste.
👉 Os prazos acima podem ser prorrogados por igual período 1 vez com justificativa plausível, conforme previsto pela Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 20.
6️⃣ A Instituição notifica os estudantes formandos por email e informa os dados de acesso:
7️⃣ A Instituição publica no Diário Oficial da União (D.O.U.) a relação de diplomas emitidos e registrados no período (Prazo: 30 dias, Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 21).
8️⃣ A Instituição publica em seu website a Listagem Completa de Diplomas Registrados, conforme determinado pela Portaria MEC nº 1.095/2018 Art. 23.